Come gli importatori dovrebbero conservare i documenti e i registri delle indagini DDS per le stoviglie monouso
In qualità di produttore specializzato in stoviglie monouso in legno e carta, collaboriamo spesso con gli importatori UE per garantire la conformità al DDS (sistema di due diligence). Tra tutti gli aspetti legati alla conformità, la corretta conservazione dei documenti DDS è un passaggio fondamentale ma spesso trascurato: non solo aiuta gli importatori a superare senza problemi i controlli doganali UE, ma costituisce anche una prova fondamentale per risolvere le controversie in caso di rischi lungo la catena di approvvigionamento. Questo blog descriverà in dettaglio i principi fondamentali, i requisiti specifici e i consigli pratici per la conservazione dei documenti DDS, adattati alle caratteristiche delle stoviglie in legno e carta.
Perché l'archiviazione dei documenti DDS è importante per gli importatori di stoviglie
Per le stoviglie monouso (in particolare i prodotti in legno e carta), i documenti DDS non sono solo "documentazione cartacea": dimostrano la legalità delle fonti di materie prime (ad esempio, se il legno proviene da foreste a deforestazione zero, se la pasta di legno evita il disboscamento illegale) e la sicurezza dei prodotti finiti (ad esempio, residui di formaldeide nelle stoviglie in legno, metalli pesanti nei rivestimenti di carta). Secondo il Regolamento UE (UE) 2023/1115 (EUDR), gli importatori che non conservano correttamente i documenti DDS possono incorrere in sanzioni come il fermo amministrativo, multe o persino l'esclusione dal mercato UE.
Documenti essenziali da conservare: su misura per stoviglie in legno e carta
Materiali diversi richiedono documenti DDS specifici: gli importatori devono classificarli e conservarli per evitare omissioni. Ecco una checklist specifica per ogni materiale:
Materiale per stoviglie | Documenti DDS da conservare obbligatoriamente | Note chiave |
Stoviglie monouso in legno | 1. Certificazione FSC/PEFC per le fonti di legno 2. Rapporti di prova sulle emissioni di formaldeide (secondo il regolamento UE n. 10/2011) 3. Permessi di abbattimento e dati GPS sulla posizione di taglio 4. Certificati di fumigazione | Evidenziare la "corrispondenza delle specie legnose": assicurarsi che la specie legnosa nella certificazione FSC corrisponda a quella nei rapporti di prova. |
Stoviglie di carta usa e getta | 1. Certificazione PEFC/CFCC per le fonti di cellulosa 2. Dichiarazione di origine delle fibre (evitare la polpa di deforestazione illegale) 3. Rapporti di prova sui metalli pesanti (piombo, cadmio) 4. Dichiarazioni di conformità dei rivestimenti a contatto con gli alimenti | Conservare le fatture di acquisto della cellulosa specifiche per lotto per tracciare i collegamenti della catena di fornitura. |
4 requisiti chiave per l'archiviazione dei documenti DDS
Le normative UE e le migliori pratiche del settore stabiliscono standard chiari per l'archiviazione dei documenti DDS: gli importatori devono soddisfare questi quattro requisiti:
1. Durata di conservazione: minimo 5 anni
Ai sensi dell'articolo 18 dell'EUDR, i documenti DDS devono essere conservati per almeno 5 anni dalla data di ingresso delle stoviglie nell'UE. Per gli ordini a lungo termine, estendere la conservazione a 2 anni dopo l'ultima spedizione dello stesso lotto per coprire eventuali ispezioni post-commercializzazione.
2. Formato: Doppia archiviazione (fisica + elettronica)
• Copie fisiche: utilizzare cartelle prive di acidi per conservare i documenti originali (ad esempio, certificati FSC firmati, rapporti di prova originali) in un armadio asciutto e ignifugo, per evitare sbiadimenti o danni.
• Copie elettroniche: converti i documenti in formato PDF/A (per una leggibilità a lungo termine) e archiviali in piattaforme cloud crittografate (ad esempio, Dropbox Business, Microsoft SharePoint) con controlli di accesso (solo il personale autorizzato può visualizzarli/modificarli).
3. Tracciabilità: sistema di etichettatura chiaro
Ogni pacchetto di documenti deve essere etichettato con un identificatore univoco, seguendo il formato:
Tipo di materiale - Numero di lotto - Categoria del documento - Data di stoccaggio
Esempio: "Cucchiai di legno - B202405 - Certificazione FSC - 2024-05-10"
Ciò consente agli importatori di individuare documenti specifici entro 10 minuti durante i controlli doganali.
4. Integrità: nessuna alterazione o omissione
Tutti i documenti devono conservare firme, timbri e dati di prova originali. Se un documento necessita di aggiornamenti (ad esempio, rinnovo della certificazione FSC), conservare sia la versione precedente che quella nuova con una "nota di aggiornamento versione" per dimostrare la continuità.
Consigli pratici per gli importatori: collaborare con i produttori
In qualità di produttori di stoviglie, consigliamo agli importatori di collaborare con noi per ottimizzare l'archiviazione dei documenti.
Per gli importatori di stoviglie monouso in legno e carta, l'archiviazione dei documenti DDS non è solo un obbligo di conformità, ma una "rete di sicurezza" per la stabilità aziendale. Classificando i documenti in base al materiale, rispettando i requisiti di archiviazione dell'UE e collaborando strettamente con i produttori, gli importatori possono trasformare la gestione dei documenti in un vantaggio competitivo, rafforzando la fiducia dei rivenditori e dei consumatori dell'UE.
